استراتيجيات لإدارة اجتماع افتراضي ناجح

مع واقع الكورونا الذي نعيش فيه الآن، وعلى الرغم من أن بعض البلاد قد رفعت الحظر المفروض على مواطنيها، إلا أن العديد من الشركات حول العالم تتبع استراتيجية العمل من البيت حتى الآن حتى تحمي صحة العاملين بها. هذا الأمر الذي نقل الحياة العملية المكتبية بأكملها إلى الإنترنت؛ أصبح كل شيء الآن يدار من البيت عن طريق برامج ورسائل البريد الإلكتروني التي تتأرجح ذهابًا وإيابًا بين الموظفين ورؤساء العمل.

التواصل العملي الجماعي أصبح في وقتنا هذا ضروريًا للغاية لإبقاء كل شخص على المسار الصحيح. وهذا التواصل لن يحدث بالتأكيد عن طريق الرسائل فقط، ولكنه سيتم عن طريق برامج محادثات الفيديو التي تعمل على تعزيز مبدأ التواصل بين أعضاء فريق العمل الواحد أو فريق عمل الشركة بأكمله عن طريق الصوت والصورة. لذا، على كل رؤساء العمل والمديرين أن يكونوا لديهم مهارة إدارة الاجتماعات الافتراضية حتى لا يتأثر العمل بشكل سلبي بسبب هذه الأزمة القائمة.

إذا كانت هذه المرة الأولى لك في إدارة الاجتماعات الافتراضية، فلا تقلق، في هذه المقالة أتينا لك ببعض الاستراتيجيات التي ستساعدك على إدارة أي اجتماع افتراضي بنجاح. وإذا لم تكن هذه المرة الأولى لك وتريد أن تحسّن نظام إدارتك للاجتماعات الافتراضية، فهذه المقالة هي الحل الذي تبحث عنه.

إليك الاستراتيجيات التي ستجعلك تدير أي اجتماع افتراضي بنجاح

ضع جدولًا أو برنامجًا محددًا للاجتماع

من أهم الخطوات التي يجب أن تقوم بها قبل أن تدخل إلى أي اجتماع، سواء إن كان اجتماعًا افتراضيًا أو حقيقيًا، وجه إلى وجه، هو أن تضع برنامجًا محددًا يحتوي على كل النقاط التي سوف تغطيها في ذلك الاجتماع. قد تعتقد أن كل النقاط الهامة تحفظها في رأسك، ولكن بمجرد أن تبدأ الاجتماع وتعرض النقطة الأولى قد تجد نفسك لا تتذكر ما يليها من نقاط. فلا ضرر على الإطلاق من تدوين كل تلك النقاط التي تحفظها الآن في رأسك على ورقة، فبدلًا من قضاء بعض الثواني في الاجتماع لتذكر الموضوع التالي، ما عليك سوى أن تلقي نظرة خاطفة على تلك الورقة لتدير اجتماعًا سلسًا دون تضييع وقت على الإطلاق. كما أن الجدول سيضمن لك ألا تنسى ذكر أي شيء مهم كنت تنوي عرضه أمام فريقك.

في جدول الأعمال، قم بتدوين كل النقاط التي ستغطيها أثناء الاجتماع وقم بتضمين أقسام فرعية لنقاط الحوار الرئيسية. وإذا كان هناك متحدثون آخرون سيشاركون في الاجتماع، فعليك أن توضح في ذلك الجدول المناطق التي من المفترض أن يتحدثون فيها حتى لا يحدث أي فوضى. وإذا كنت قد وزعت مهام الإشراف أو حفظ الوقت وتدوين الملاحظات للآخرين، فقم بإدراج مهامهم في أعلى الصفحة.

استخدم البرنامج المناسب لاحتياجاتك العملية

ليس دائمًا أول شيء تراه أمامك يكون الأنسب لك ولاحتياجاتك، لذلك لا تختار أول برنامج تقع عينيك عليه. أحصل على برنامج يحتوي على كل الخصائص التي تلبي احتياجاتك العملية، فعلى سبيل المثال، قد تحتاج برنامجًا يحتوي على خصائص الدردشة الصوتية والنصية ومشاركة الشاشة، وقد يكون مهمًا بالنسبة لك أن يكون سعة الغرفة به كبيرة، أي تسمح بعدد كبير من الأشخاص في اجتماع واحد، إلى آخره، لذا اختار دائمًا ما يناسبك، لا أكثر من ذلك. وضع في اعتبارك أن كلما كان البرنامج أبسط، غير معقد تقنيًا، كان ذلك أفضل. خلاف ذلك، ستقضي جميع اجتماعاتك تتعامل وتحل مشاكل تقنية.

ضع قواعد محددة أثناء الاجتماعات

من الضروري للغاية أن تحافظ على النظام أثناء الاجتماعات، وخصوصًا إذا كان عدد المشاركين في الاجتماعات كبير. فبعض الإرشادات البسيطة قد تجعل الاجتماع في غاية النظام، قد تشمل تلك الإرشادات النقاط الآتية:

الحفاظ على الهواتف المحمولة في الوضع الصامت.
منع المحادثة الغير الرسمية أثناء الاجتماع وقصرها على قبل أو بعد الاجتماع أو في الوقت الذي قمت بتخصيصه لها.
تجنب الضوضاء المزعجة؛ لا ينبغى أن ينضم أحد إلى الاجتماع في مكان صاخب.
لا ينبغي أن ينضم أحد إلى الاجتماع مع خلفية مشتتة للانتباه أو غير احترافية.
كتم الصوت إلا إذا كان الشخص يتحدث.
التركيز في النقاط المعروضة في الاجتماع دون القيام بمهام متعددة.
عدم مقاطعة الآخرين، بالتأكيد هذا من الممكن أن يحدث دون قصد، ولكن عليك أن تتأكد أن كل شخص يحترم الآخر، حتى لا يحدث نزاعًا غير ضروري تمامًا عبر الإنترنت.

تأكد أيضًا أن الجميع لديه المعدات الأساسية التي يحتاجونها، وهي جهاز الكومبيوتر أو الهاتف المحمول وميكروفون جيد وكاميرا ويب واتصال ثابت بالإنترنت. حيث أن أجهزة الكومبيوتر وشبكات الاتصال البطيئة بالإنترنت ستسبب لك العديد من المشاكل، وخصوصًا إذا كنت تستضيف عشرات الأشخاص في الاجتماع.

من الممكن أيضًا أن تسلم مهمة تدوين النقاط والملاحظات الهامة لشخص تثق فيه، حتى تتفرغ بالكامل لمهمة التقديم.

قم بإدارة اجتماعك بسلاسة وذكاء

مبدئيًا، عليك إرسال ومشاركة جدول الاجتماع، الموضوع سابقًا، مع جميع الأفراد المشاركين في الاجتماع، ولا تحتفظ به لنفسك فقط حتى تعطيهم الفرصة لإعداد أنفسهم والأسئلة التي يرغبون في طرحها فيما يخص الموضوعات التي سوف تُطرح في الاجتماع.

ابدأ مبكرًا الاجتماع لتترك حوالي 10 دقائق حيث يمكن للجميع الدردشة ومشاركة الجديد. ثم، ابدأ المقدمة، واذكر ملخصًا عن تقدم الأسبوع الماضي، ثم انتقل لذكر ما تخطط له بشكل عام في المرحلة القادمة من العمل. وأخيرًا، تحدث عن الإجراءات التي يجب اتخاذها وسلم المهام للفريق. اختتم بخلاصة سريعة تغطي كل النقاط التي عُرضت في الاجتماع. وبالطبع أثناء كل هذا، خصص وقتًا للأشخاص ليعرضوا أسئلتهم ووجهة نظرهم.

عرضنا لك في تلك المقالة نقاط أو استراتيجيات مهمة يجب أن تتبعها حتى تدير اجتماعًا افتراضيًا ناجحًا، وهم وضع جدول أو برنامج يغطي كل الموضوعات التي سوف تُطرح في الاجتماع، واختيار برنامج مناسب لاحتياجاتك، ووضع قواعد لتنظيم الاجتماع، وإدارة الاجتماع بسلاسة وذكاء. فقط اتبع تلك النصائح لقيادة الاجتماع بنجاح.